Organizar uma convenção partidária requer planejamento e atenção aos detalhes, nada de sair deixando tudo para a última hora e passar sufoco depois.
Já participei de diversos tipos de convenções, as bem organizadas e aquelas feitas no improviso e sei o quanto planejar ajuda muito a mostrar não somente a força do partido e do seu presidente regional/estadual, mas também a competência dos organizadores.
É claro que uma coisa ou outra pode acabar sendo feita de última hora, mas esse improviso deve somente com aquilo que realmente não se conseguiu prever.
Não tem desculpa para não fazer planejamento, tenha isso em mente.
E para que você não passe o sufoco que já vi muitos organizadores passar em convenções, deixarei aqui o essencial que você precisa saber para organizar uma convenção partidária.
Alinhamento jurídico
Esse para mim é o primeiro passo para a organização. Antes de qualquer coisa, você precisa estar ciente do que pode e do que não pode fazer.
Saber disso antes, evita que você pense em ações que estejam fora do que é permitido e você acabe ou perdendo tempo, ou se frustrando.
Por isso, já marque reunião com o seu jurídico e alinhe tudo antes de começar. E nada se sair caçando somente dicas na internet, tem coisas que cabem somente ao seu contexto, por isso se agarre ao seu jurídico.
Planejamento e organização
Comece estabelecendo os objetivos principais da convenção. A gente já sabe que o objetivo principal de uma convenção é para a escolha dos candidatos, mas também existem outros objetivos e isso precisa estar bem claro.
Cronograma: crie um cronograma detalhado, cobrindo todas as etapas do evento, desde o planejamento inicial até o encerramento.
Orçamento: elabore um orçamento abrangente que inclua todos os custos previstos, como aluguel de espaço, equipamentos, materiais de divulgação, transporte e segurança.
Local e infraestrutura
Escolha do local: a definição do local precisa estar alinhada à estratégia do partido: se será um local para congregar a militância ou somente para as formalidades jurídicas.
Isto definido, selecione um local adequado que acomode o número esperado de participantes. Considere a acessibilidade e as comodidades disponíveis.
Equipamentos: garanta a disponibilidade de equipamentos audiovisuais, som, iluminação e internet de alta qualidade.
Logística: planeje a logística de transporte e estacionamento para os participantes, além de serviços de alimentação e sanitários adequados.
Comunicação e divulgação
Convites e inscrições: envie convites formais aos membros do partido, líderes comunitários e outros convidados importantes. Estabeleça um sistema de inscrições para controlar a participação.
Marketing: utilize as redes sociais e o WhatsApp para divulgar o evento e atrair o público. Somente 1 post não basta, divulgue mais de uma vez até a data da convenção.
Conteúdo e programação
Agenda do evento: estruture a programação com a ordem de quem vai falar, o passo a passo do cerimonial e tempo de discursos.
Avisos essenciais: defina os temas que não podem deixar de ser abordados, garantindo que estejam alinhados com os objetivos do partido e as demandas dos participantes.
Mobilização e engajamento
Mobilização de membros: incentive a participação dos membros do partido por meio de campanhas de mobilização e comunicação direta.
Segurança e conformidade
Segurança: revise como será feita a segurança para garantir a integridade dos participantes e do local. Muitas convenções podem ocorrer tumultos e discussões acaloradas como a que aconteceu com o PSDB em SP quando oficializou a candidatura de Datena.
Conformidade legal: assegure-se de que todos os aspectos legais e regulamentares estão sendo cumpridos, incluindo autorizações e licenças necessárias.
Durante e depois do evento
Registro do evento: documente o evento com fotos, vídeos e notas de todas as atividades realizadas.
Feedback: colete feedback dos participantes para avaliar o sucesso da convenção e identificar áreas de melhoria.
Relatório final: elabore um relatório detalhado sobre o evento, incluindo resultados alcançados, desafios enfrentados e recomendações para futuras convenções.
Confira agora um checklist detalhado de cada etapa para que sua convenção seja um sucesso!
Checklist para Organizar uma Convenção Partidária
1. Alinhamento Jurídico
Reunião inicial com a equipe jurídica
Verificar regulamentações eleitorais e partidárias
Obter autorizações e licenças necessárias
Assegurar conformidade com as leis de campanha
2. Planejamento e Organização
Definição dos objetivos da convenção
Elaboração de um orçamento de custos da convenção
Formação de uma equipe de organização com funções definidas
3. Local e Infraestrutura
Seleção do local adequado para o evento
Verificação da qualidade do Wi-Fi ou 4G para as pessoas poderem usar
Planejamento de logística (transporte e estacionamento)
Garantia de equipamentos audiovisuais, som, iluminação
Organização de serviços de atendimento essencial aos convidados e sanitários
4. Comunicação e Divulgação
Criação e envio de convites formais
Estabelecimento de sistema de inscrições
Campanha de divulgação (redes sociais, WhatsApp)
Reforço de divulgação próximo à data do evento
5. Conteúdo e Programação
Estruturação da agenda do evento
Preparação de materiais de apoio e divulgação
Definição de tempo de fala Elaboração da ordem de falas, incluindo:
Abertura do evento e boas-vindas
Discurso do presidente do partido
Avisos importantes
Apresentação das principais autoridades
Fala de principais autoridades
Fala de líderes partidários
Fala de convidados especiais
Oficialização dos candidatos
Protocolos de assinaturas
Discurso dos principais candidatos
Avisos finais
Encerramento e agradecimentos
6. Mobilização e Engajamento
Campanha de mobilização dos membros do partido
Planejamento de atividades para engajar os participantes
Criação de espaços para estimular publicação nas redes
7. Segurança e Conformidade
Planejamento de segurança para o evento
Contratação de equipe de segurança
Revisão de medidas de emergência e evacuação
Garantia de conformidade legal durante o evento
8. Durante o Evento
Monitoramento do cronograma e ajustes necessários
Acompanhamento de atendimento aos participantes
Coordenação da equipe de apoio
Registro de todas as atividades (fotos, vídeos, notas)
9. Depois do Evento
Coleta de feedback dos participantes
Avaliação do sucesso do evento
Elaboração de um relatório final
Recomendações para futuras convenções
Divulgação dos resultados e agradecimentos aos participantes
E como bônus deixo um checklist de fala para candidatos:
Mini Checklist de Sugestões de Fala para Candidato
Seu discurso não deve ser longo nem prolixo (que fica indo e voltando) para não cansar ou fazer com que os presentes não prestem atenção. Considere também incluir frases de impacto, para usar em conteúdos em vídeos nas redes sociais.
1. Introdução
Agradecimento ao público presente e organizadores do evento.
Apresentação pessoal (nome, trajetória política e conquistas). E aqui nada de usar "para quem não me conhece..." vá direto ao ponto.
2. Visão e Propósito
Declaração clara de sua visão para o futuro da campanha.
Explicação dos principais valores e princípios que orientam sua candidatura.
3. Principais Propostas
Resumo dos principais pontos de trabalho durante a campanha.
Destaque de políticas específicas para áreas como saúde, educação, infraestrutura e segurança.
Compromisso com temas locais relevantes da cidade ou eleitorado, para mostrar conhecimento.
4. Diferenciais do Candidato
Posição sobre temas diferenciados em relação a outros candidatos.
Exemplos de experiências anteriores que demonstram capacidade de liderança e resolução de problemas.
Seguindo esse passo a passo, a sua convenção será um sucesso!
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